pawel
Kiedy już Twoja firma zdecydowała o zakupie gadżetów reklamowych z logiem często pojawia się problem zaksięgowania tego w sposób niebudzący wątpliwości. Podpowiadamy jak ująć w księgach rachunkowych zakup upominków reklamowych.
Odrobina teorii o gadżetach.
Wręczanie kontrahentowi prezentu, gadżetu z logo bezsprzecznie jest działaniem marketingowym. Robimy to po to by pogłębić relację, nawiązać nowe, lub zachęcić do zakupu. Do tej pory organy podatkowe traktowały zakup produktów oznaczonych logiem firmy jako wydatki na cele reklamowe i przez to stanowiły one koszt uzyskania przychodu. W sytuacji, kiedy produkt takiego oznaczenia nie posiadał – nie mógł być traktowany jako koszt. Przykładem będzie kalendarz firmowy, z logiem – będzie on miał na celu identyfikowanie oraz eksponowanie marki przedsiębiorcy. Klient używający takiego kalendarza na pewno go pokaże swoim bliskim, a i jego współpracownicy czy klienci będą mieli okazję go zobaczyć. W takiej sytuacji kalendarz z logiem będzie traktowany jako koszt.
Gratis dla klienta a VAT
Tu zaczyna się odrobina gimnastyki. Przepisy bowiem mówią, że jeśli cena jednostkowa upominku bez kwoty podatku w chwili jego przekazania nie przekracza 10 zł jego wręczenie nie będzie rodziło obowiązku wykazania VAT należnego z tego tytułu. W takim wypadku nie ma też obowiązku ewidencji osób obdarowanych. Co ważne, wartość przedmiotu liczona jest na dzień wręczenia co może być dość problematyczne w przypadku upominków reklamowych kupowanych w dużych ilościach na początku roku w cenie 9,99 która w czasie roku może owe 10 zł przekroczyć…
Jeśli cena sztuki naszego gratisu będzie przekraczać 10 zł wtedy jeśli ewidencję obdarowanych będziemy prowadzić, a jedna osoba nie otrzyma w sumie więcej niż 100 zł rocznie – VAT nie będzie naliczony. Ustawa nie określa czy to kwota netto czy brutto, ale odwołując się do limitu 10 zł – należy przyjąć, że autor miał na myśli kwotę netto.
W pozostałych wypadkach, czyli w sytuacji kiedy wartość jednostkowa przekracza 10 zł, albo suma roczna przekracza 100 zł należy od takiego prezentu naliczyć podatek VAT.
Księgowanie upominków reklamowych
Przepisy podatkowe wskazują, że koszty reprezentacji nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, co sugeruje, że upominki firmowe nie powinny być księgowane w tej grupie. Zasadne zatem jest prowadzenie odrębnego konta ewidencji kosztów reklamy. Koszty reklamy oraz koszty reprezentacji w ujęciu prawa bilansowego ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i księguje na koncie “koszty według rodzajów” lub koncie zespołu 5.
Gadżety reklamowe a PIT?
Przyjrzyjmy się teraz osobie obdarowanej. Bo jak mówi stary dowcip księgowego “To że ty rezygnujesz z zapłaty, nie oznacza że fiskus rezygnuje z podatku”. Podobnie jest w tym wypadku. Każdy gratis dla obdarowanego stanowi przychód – a te jak wiemy należy opodatkować. Na szczęście w przypadku prezentów o wartości do 200 zł nie powstaje obowiązek opłacenia PIT.
Zwolnienie to nie dotyczy pracowników świadczeniodawcy, albo osób pozostających z nim w stosunku cywilnoprawnym. Zatem gadżety reklamowe przekazane pracownikom (i osobno na umowach zlecenie/dzieło) podlegają opodatkowaniu niezależnie od wartości.
Interpretacje podatkowe w sprawie gadżetów reklamowych
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 kwietnia 2013 r. (sygn. IPPB5/423-100/13-3/MK) orzekł, że przekazywane upominki, mogą zostać uznane za mające związek z reklamą, jeżeli mają niewielką, niekiedy wręcz symboliczną wartość, są rozdawane masowo, do szerokiego grona odbiorców oraz są oznakowane logo Spółki lub nazwą produktu.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 12 października 2012 r. ( sygn. ILPB3/423-307/11/12-S/EK ), wskazuje, że wydatki na prezenty dla kontrahentów mogą być kosztem jedynie w przypadku kiedy są rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot mógł je otrzymać. Wskazuje tu na cel reklamy – dotarcie do możliwie największego grona odbiorców. W przypadku prezentów przeznaczonych do wąskiego grona odbiorców należy traktować je jako koszty reprezentacji – a zatem nie koszt uzyskania przychodu.
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 21 października 2010 r. (sygn. ITPB3/423 -406/10/PS), w której organ stwierdził że: „nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów”.
Podsumowanie
Sprawa księgowania gadżetów reklamowych nie jest taka oczywista jakby się mogło wydawać to pewne. Pomiędzy kosztem a jego brakiem jest bardzo cienka granica i należy zadbać o to, by jej przypadkiem nie przekroczyć – podniesie to bowiem koszty akcji reklamowej często powodując przekroczenie budżetu. Warto przed decyzją o sposobie dystrybucji skonsultować się ze swoją księgową, która z pewnością podpowie jak zrobić to poprawnie i pomoże przygotować ewidencję – jeśli będzie potrzebna.
W skrócie:
warto prowadzić ewidencję osób obdarowanych
upominki w cenie do 10 zł pozwalają odliczyć je jako koszt, ale nie powodują naliczenia VATu za obdarowanie (do sumy 100 zł/rok na osobę)
gadżety reklamowe dla pracowników wlicza się do PIT
